Criptare: guida pratica · Guida pratica
Come criptare un file Word o Excel
Word ed Excel hanno una funzione che cifra davvero il file: senza la password non si apre. Hanno anche altre protezioni con password che servono solo a impedire modifiche e non rendono riservato il contenuto. Qui trovi i passaggi giusti, le differenze tra le varie protezioni e che cosa succede se dimentichi la password.
In breve
- La cifratura vera si trova nel menu File, sezione Informazioni: in Excel Proteggi cartella di lavoro, in Word il comando di protezione del documento, poi Crittografa con password. Il file va salvato.
- Microsoft non può recuperare una password dimenticata: senza password il file è perso.
- Proteggi foglio e la protezione della struttura della cartella di lavoro impediscono modifiche, non la lettura. Per Microsoft la protezione del foglio non è una funzione di sicurezza.
- Word per il web non può crittografare un documento né modificarne uno crittografato: serve l'app desktop.
- In LibreOffice: Salva con nome, casella Salva con password, nei formati OpenDocument.
Word: crittografare il documento
Microsoft descrive la procedura per Word per Microsoft 365, Word 2024, 2021, 2019 e 2016. Le voci sono quelle della guida italiana alla data di verifica; dove la traduzione della guida non riporta il nome esatto del comando, il percorso è descritto a parole.
- Apri le informazioni sul file Con il documento aperto, scegli il menu File e poi Informazioni.
- Scegli la cifratura Apri il comando di protezione del documento e seleziona Crittografa con password.
- Imposta la password Digitala, premi OK, digitala di nuovo e premi OK. La password distingue maiuscole e minuscole.
- Salva Salva il file: solo così la password ha effetto.
Su Mac il percorso passa dalla scheda Revisione e dal comando di protezione del documento: nella sezione Sicurezza puoi chiedere una password per aprire il documento, per modificarlo o entrambe. Per la riservatezza conta la password di apertura. Word per il web, avverte Microsoft, non può crittografare un documento con una password e non può modificare un documento crittografato: bisogna usare l'app desktop di Word per aprirlo e modificarlo.
Excel: crittografare la cartella di lavoro
- Apri le informazioni sul file Scegli il menu File e poi Informazioni.
- Scegli la cifratura Seleziona Proteggi cartella di lavoro e scegli Crittografa con password.
- Inserisci la password Scrivila nella casella Password e seleziona OK.
- Conferma Riscrivila nella casella Reimmettere la password, seleziona OK e salva il file.
Microsoft precisa che la password di Excel distingue maiuscole e minuscole. Aggiunge due avvertenze da prendere sul serio: non è sempre sicuro distribuire file protetti da password che contengono informazioni sensibili, come numeri di carte di credito, e il blocco con una password non protegge necessariamente il file da utenti malintenzionati. Invita anche a fare attenzione quando si condividono file e password, che possono finire nelle mani sbagliate: fai arrivare la password al destinatario per una strada diversa dal file.
Attenzione a un doppio nome: in Excel Proteggi cartella di lavoro compare sia nel menu File, sezione Informazioni, dove c'è Crittografa con password, sia nella scheda Revisione, dove serve a proteggere solo la struttura della cartella di lavoro. Per cifrare il file devi passare dal menu File.
Proteggere non è crittografare
Excel offre protezioni a tre livelli, file, cartella di lavoro e foglio, e solo alcune opzioni del primo impediscono di leggere il contenuto. Microsoft lo spiega nella guida Protezione e sicurezza in Excel.
| Funzione | Che cosa fa | Impedisce di leggere? |
|---|---|---|
| Crittografa con password (livello di file) | impedisce di aprire il file a chi non ha la password | sì |
| Password per aprire o per modificare | distingue chi può aprire da chi può anche modificare | sì, quella per aprire |
| Segna come finale | contrassegna il file come versione finale per impedire altre modifiche | no |
| Proteggi cartella di lavoro dalla scheda Revisione (struttura) | impedisce di aggiungere, spostare, eliminare, nascondere e rinominare i fogli | no |
| Proteggi foglio | impedisce di modificare le celle bloccate | no |
Sulla protezione del foglio Microsoft è esplicita: non è concepita come una funzionalità di sicurezza, impedisce semplicemente di modificare le celle bloccate. Chi apre il file vede comunque i dati. Se il foglio contiene informazioni riservate, serve la cifratura del file.
Con LibreOffice
- Salva con nome Scegli File > Salva con nome.
- Attiva la password Seleziona la casella Salva con password e salva.
- Scegli le password Inserisci la password di apertura; la finestra prevede anche una password dei permessi, che serve per modificare il documento.
La guida di LibreOffice 26.8 precisa che solo i documenti nel formato XML di LibreOffice, cioè nei formati OpenDocument, possono essere salvati con una password: un documento salvato così non si apre senza la password, e la protezione vale per il contenuto, le immagini e gli oggetti OLE. Per togliere la password si apre il documento e lo si salva senza. LibreOffice offre anche la cifratura con chiavi pubbliche OpenPGP (Cifra con chiave GPG), utile per destinatari che hanno una chiave: ne parla Come criptare un'email e gli allegati.
La password
Le guide Microsoft consigliano password con lettere maiuscole e minuscole, numeri e simboli, di almeno 8 caratteri, e preferiscono una frase di almeno 14 caratteri; LibreOffice aggiunge di evitare parole del dizionario e riferimenti ai tuoi dati personali, come la data di nascita o la targa dell'auto.
Attenzione
Se perdi o dimentichi la password, né Word né Excel la possono recuperare. Nelle organizzazioni, gli amministratori possono recuperare i file solo se hanno installato lo strumento DocRecrypt di Microsoft prima che il file venisse cifrato. Conserva la password in un gestore di password o in un luogo sicuro.
Casi frequenti
- «Ho messo la password al foglio Excel: i dati sono protetti?» No. La protezione del foglio impedisce le modifiche, non la lettura: serve Crittografa con password.
- «Il destinatario usa Word nel browser: riuscirà ad aprire il file cifrato?» Per aprirlo e modificarlo, dice Microsoft, serve l'app desktop di Word.
- «Meglio cifrare ogni file o la cartella intera?» Se i file sono molti, un archivio cifrato è più comodo: vedi Come criptare una cartella. Per proteggere tutto il computer, Come criptare il disco del computer.
- «Devo mandarlo come PDF?» Anche il PDF si può cifrare: Come criptare un PDF con password.
Fonti
Microsoft (support.microsoft.com, guide in italiano): Proteggere un documento di Word con una password; Proteggere un file di Excel; Proteggere un foglio di lavoro; Proteggere una cartella di lavoro; Protezione e sicurezza in Excel. LibreOffice, guida 26.8 (help.libreoffice.org): Proteggere il contenuto in LibreOffice; Salva con nome; Password. Verificato il 23 settembre 2026.
Dove chiedere aiuto
Questo sito spiega come funzionano le regole e gli strumenti. Non segue casi e non risponde a nessuno.
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- Un avvocato penalista — l'albo del Consiglio nazionale forense (consiglionazionaleforense.it) e l'albo dell'Ordine degli avvocati della tua città dicono chi è davvero avvocato; presso ogni Ordine ci sono gli elenchi dei difensori d'ufficio e del patrocinio a spese dello Stato.
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- La segreteria del pubblico ministero — per chiedere la restituzione di un telefono sequestrato e le copie degli atti, attraverso il difensore.
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